Quando un’azienda chiede: “Abbiamo bisogno di un CRM”, la prima domanda da fare è: “Per far cosa, esattamente?”
Spesso la risposta è: “Per fare le fatture.”
È qui che iniziano i malintesi.
Molti confondono ERP e CRM, pensando che siano sostantivi intercambiabili. In realtà, sono strumenti diversi, con funzioni distinte e obiettivi complementari.
Capirne la differenza non è solo utile: è strategico per chi guida un’azienda o ne gestisce l’IT e la parte finanziaria. E – ovviamente – è di vitale importanza per chi deve fare la software selection!
In questo articolo chiariremo una volta per tutte le differenze tra ERP e CRM, spiegando cosa fa davvero un software gestionale e come scegliere la soluzione più adatta alle esigenze della tua PMI.
ERP vs CRM: partiamo dalle definizioni
ERP (Enterprise Resource Planning) significa pianificazione delle risorse aziendali.
Serve a gestire tutto ciò che accade all’interno dell’azienda: contabilità, logistica, produzione, personale, documenti, paghe, ecc…
CRM (Customer Relationship Management) invece è lo strumento dedicato alla gestione della relazione con i clienti.
Lavora su ciò che accade verso l’esterno: vendite, contatti, lead, follow-up, marketing.
Due strumenti distinti, entrambi essenziali per una crescita aziendale solida e ben strutturata.
Software Gestionale: è sempre un ERP?
In Italia si usa spesso il termine software gestionale come sinonimo di ERP, ma anche questo non è propriamente esatto.
Il gestionale è una parte dell’ERP. Il modulo di fatturazione, ad esempio, ma è solo uno dei tanti “gestionali” che lo compongono.
L’ERP moderno include:
- Fatturazione elettronica
- Magazzino e logistica
- Gestione ordini e acquisti
- Risorse umane e paghe
- Analisi e reportistica
- Documenti e workflow
- ecc…
Oggi, anche un freelance ha bisogno di un gestionale, seppure base. Con l’obbligo di fatturazione elettronica e la necessità di lavorare in tempo reale, delegare tutto al commercialista non è più sufficiente. Perchè? Beh, perché:
- Il commercialista non opera in tempo reale
- Tu sei responsabile delle fatture
- Devi sapere subito cosa è stato incassato, emesso, evaso
Un buon ERP consente autonomia, controllo e reattività.
A cosa serve un ERP, in concreto?
Un ERP ben configurato permette di:
- emettere fatture (a volte anche automaticamente)
- gestire il magazzino o i diversi magazzini in tempo reale
- controllare margini e costi
- pianificare produzione e approvvigionamenti
- coordinare i processi aziendali su un’unica piattaforma
E non serve essere una multinazionale: esistono soluzioni ERP modulari, cloud e adatte anche alle PMI, con costi sostenibili. Come ad esempio Gest.Online o Business di NTS.
Cosa fa invece un CRM?
Il CRM è lo strumento di riferimento per i team commerciali e marketing.
Serve a strutturare e rendere scalabili le attività di vendita e relazione con il cliente.
Con un buon CRM puoi:
- gestire i contatti in modo strutturato
- tracciare opportunità e trattative
- organizzare follow-up e attività
- segmentare i clienti per azioni mirate
- inviare campagne personalizzate
- migliorare l’esperienza di acquisto
Il CRM trasforma la vendita da attività “artigianale” a processo scalabile, basato su metodo e dati.
ERP vs CRM: differenze essenziali
| ERP | CRM |
|---|---|
| Ottimizza i processi interni | Ottimizza la relazione con il cliente |
| Gestisce contabilità e logistica | Gestisce vendite e customer care |
| È utile a tutta l’azienda | È usato da marketing e vendite |
| Favorisce il controllo | Favorisce la crescita commerciale |
In sintesi: l’ERP organizza, il CRM sostiene le vendite. Entrambi sono fondamentali, ma con focus diversi.
ERP + CRM: la forza è nell’integrazione
Spesso viene chiesto se ERP e CRM siano in competizione. La risposta è semplice: funzionano meglio insieme.
Quando sono integrati:
- il reparto vendite vede i pagamenti in tempo reale
- il management ha visibilità sulle trattative in corso
- l’ufficio acquisti si muove con dati aggiornati
- il marketing lavora su informazioni concrete, non su ipotesi
L’integrazione ERP+CRM elimina i silos informativi e favorisce decisioni rapide e coordinate. Tutta l’azienda parla una sola lingua.
ERP vs CRM: Quale software scegliere prima?
Una domanda comune: “Da dove si parte, con un ERP o con un CRM?”
Dipende dalla fase aziendale:
- Se sei una microimpresa o un freelance: parti dal CRM. Vendere e generare margine è la priorità. All’inizio avrai poche fatture da fare e potrai fare questa attività a mano.
- Se hai già una struttura con più reparti, magazzini o e-commerce: parti dall’ERP, ma pianifica da subito l’integrazione con il CRM.
Non serve acquistare tutto dallo stesso fornitore.
L’importante è che i due strumenti dialoghino bene tra loro e rispondano alle reali esigenze dell’azienda.