Con la collaborazione del Professor Fioriglio, oggi vediamo quali sono gli adempimenti che un’azienda deve fare quando decide di installare un software gestionale o un CRM
L’adozione di un CRM o di un software gestionale in azienda è una decisione strategica fondamentale, che spesso vede la componente legale completamente trascurata. Le implicazioni normative riguardano non solo la gestione dei dati personali, ma anche gli obblighi contrattuali e le possibili criticità che possono emergere nel tempo. Ne abbiamo parlato con il Prof. Avv. Gianluigi Fioriglio, luminare di informatica giuridica, per fare luce su questi aspetti e stimolare maggiore consapevolezza nelle aziende.
Un CRM o un software gestionale è un contenitore di informazioni preziose: dati anagrafici, interazioni commerciali, contratti, offerte e persino informazioni riservate sui clienti e fornitori. Per questo motivo, deve rispettare il Regolamento Europeo 679/2016 (GDPR) e il Codice della Privacy (D.lgs. 196/2003). Per partire con il piede giusto, dobbiamo ricordarci i due principi fondamentali imposti dal GDPR:
Quando si acquista un CRM o un software gestionale da un grande vendor o da un piccolo produttore, si accettano termini e condizioni standard, spesso con un semplice “flag”. Tuttavia, questi contratti contengono clausole che possono presentare rischi per l’azienda, tra cui:
Una lettura attenta e la possibilità di negoziare alcuni termini è essenziale per evitare spiacevoli sorprese. Gest24, in collaborazione con il Prof. Fioriglio, offre un servizio di consulenza alle aziende per valutare le implicazioni contrattuali prima di acquistare un software così importante per l’azienda.
Un altro aspetto critico è la gestione dei data breach. Se il vendor subisce un attacco informatico e perde i tuoi dati, la responsabilità ricade comunque su di te. Il GDPR impone di:
Senza un piano di emergenza, il rischio di sanzioni e danni reputazionali è altissimo.
Cosa potrebbe succedere se il tuo vendor ti comunicasse il venerdì sera alle 18.45 che ha subito una violazione che riguarda i tuoi dati? Avresti una procedura da mettere in atto? Riusciresti a notificare al Garante della Privacy entro 72 ore?
L’uso del CRM o del software gestionale all’interno dell’azienda solleva questioni di autorizzazioni e accessi. Alcuni aspetti da normare sono:
Un errore comune è concedere a tutti accesso illimitato, facilitando il rischio di furto o fuga di dati.
Molte aziende, spesso in buona fede, rischiano di compromettere la sicurezza dei propri dati, assumendo decisioni che solo apparentemente possono sembrare più semplici.
Sempre più software gestionali e CRM integrano sistemi di intelligenza artificiale per analizzare i dati e supportare le decisioni aziendali. Spesso si tratta di integrazioni piuttosto rudimentali che hanno una grande funzione promozionale per i vendor che decidono di implementare queste funzioni.
Tuttavia, queste funzioni legate all’A.I. sollevano nuovi interrogativi:
Anche in questo caso, una valutazione preventiva è indispensabile per evitare violazioni e spiacevoli problemi come quelli evidenziati nel podcast.
Purtroppo, molte aziende si accorgono di questi problemi solo quando è troppo tardi. È fondamentale prevedere fin dall’inizio le giuste protezioni contrattuali e organizzative. Gest24, con il supporto del Prof. Fioriglio, offre una consulenza specializzata per:
Se vuoi garantire alla tua azienda una gestione del CRM o del software gestionale conforme e sicura, contatta Gest24 per una consulenza personalizzata.
