Per un’azienda che lavora con esportatori abituali o effettua acquisti e vendite in regime di non imponibilità IVA, gestire le dichiarazioni d’intento non significa semplicemente registrare un documento.
Il problema non è registrare la dichiarazione d’intento. È sapere, mentre stai fatturando, quanto plafond resta davvero disponibile.
Quando magazzino, fatturazione e contabilità non sono perfettamente allineati, diventa facile perdere il controllo degli importi già utilizzati o impegnati. Il risultato può essere una fattura emessa senza IVA quando il plafond disponibile è già terminato, con il conseguente rischio di splafonamento.
Un software gestionale ERP che collega amministrazione, contabilità e magazzino permette invece di gestire le dichiarazioni d’intento all’interno dello stesso flusso operativo.
Per un responsabile amministrativo, un CFO o il titolare di una PMI esportatrice significa avere un dato molto più importante del semplice importo iniziale della dichiarazione: il plafond residuo realmente disponibile nel momento in cui viene emesso il documento.
La dichiarazione d’intento è il documento attraverso il quale un esportatore abituale comunica la volontà di effettuare acquisti o importazioni senza applicazione dell’IVA, nei limiti del plafond disponibile.
Le operazioni effettuate sulla base della dichiarazione d’intento rientrano nel regime di non imponibilità IVA previsto dall’art. 8 del DPR 633/1972.
Prima di effettuare l’operazione senza addebito dell’imposta, il fornitore deve inoltre verificare per via telematica che la dichiarazione d’intento sia stata effettivamente presentata all’Agenzia delle Entrate.
La verifica telematica costituisce quindi una parte fondamentale del processo, ma non risolve da sola il problema operativo successivo: controllare quanto plafond sia già stato utilizzato e quanto ne rimanga disponibile.
Con poche dichiarazioni d’intento e un numero limitato di operazioni, un foglio Excel può sembrare sufficiente.
Il problema emerge quando aumentano clienti, documenti e movimenti.
Una parte del plafond può infatti essere già impegnata da documenti di magazzino non ancora contabilizzati, mentre un’altra parte risulta già utilizzata in contabilità.
Se queste informazioni vengono gestite in sistemi separati, l’ufficio amministrativo rischia di vedere solo una parte della situazione.
Un ERP integrato evita proprio questo problema perché permette di collegare il processo di vendita o acquisto alla relativa dichiarazione d’intento e agli utilizzi registrati nel sistema.
In Gest24 proponiamo Business Experience di NTS Informatica alle aziende che vogliono integrare contabilità, amministrazione, vendite, acquisti e magazzino in un unico ambiente.
Il primo rischio è continuare a emettere documenti in regime di non imponibilità IVA quando il plafond disponibile è già esaurito.
Il problema è particolarmente insidioso quando il consumo del plafond è distribuito tra:
Controllare manualmente queste informazioni richiede continue riconciliazioni e aumenta la possibilità di errore.
Un gestionale integrato può invece utilizzare gli stessi dati di magazzino e contabilità, riducendo la necessità di ricostruire manualmente il residuo.
Durante l’anno può capitare che lo stesso cliente esaurisca una prima dichiarazione d’intento e ne trasmetta successivamente un’altra.
A quel punto occorre sapere quale dichiarazione utilizzare e quale importo residuo sia ancora disponibile su ciascuna.
Il problema diventa ancora più delicato quando lo stesso documento deve essere collegato a più dichiarazioni.
La gestione manuale richiede calcoli, controlli e verifiche aggiuntive. Con un ERP, invece, le dichiarazioni possono essere associate ai documenti e il loro utilizzo può essere controllato direttamente nel flusso gestionale.
Una dichiarazione può essere esaurita, revocata o non più utilizzabile.
Se l’anagrafica del cliente o del fornitore continua però a proporre automaticamente il codice IVA utilizzato per le operazioni non imponibili, aumenta il rischio di emettere nuovi documenti con un trattamento IVA non corretto.
Per questo la gestione delle dichiarazioni d’intento non dovrebbe essere separata dalle anagrafiche e dal processo di fatturazione.
Il vantaggio di un modulo integrato in un ERP aziendale è la possibilità di collegare la dichiarazione d’intento direttamente ai processi che ne determinano l’utilizzo.
Business di NTS Informatica offre un modulo dedicato alla gestione delle dichiarazioni d’intento, collegato alla contabilità generale e, in base alla configurazione, anche al modulo magazzino/vendite.
Uno dei punti più importanti è distinguere ciò che è già stato movimentato a livello di magazzino da ciò che risulta contabilizzato.
Pensiamo, ad esempio, a una dichiarazione con plafond iniziale di 10.000 euro.
Se risultano:
l’utente deve poter conoscere il residuo senza ricostruire la situazione confrontando manualmente più archivi.
È proprio l’integrazione tra i diversi moduli del gestionale a rendere il controllo più affidabile.
La dichiarazione deve essere collegata al soggetto corretto e ai relativi dati identificativi.
Il protocollo telematico attribuito dall’Agenzia delle Entrate è composto da una prima parte di 17 cifre e da un progressivo di 6 cifre. Il servizio dell’Agenzia consente inoltre di verificare telematicamente l’avvenuta presentazione della dichiarazione.
Centralizzare queste informazioni nel gestionale evita di dover recuperare ogni volta protocolli, documenti e dati da archivi separati.
In presenza di una dichiarazione esaurita, revocata o non più valida, anche il collegamento utilizzato sui documenti successivi deve essere gestito correttamente, evitando che la non imponibilità venga proposta quando non dovrebbe più esserlo.
Una delle funzioni più utili non è semplicemente registrare il plafond iniziale, ma intercettare un eventuale superamento prima che diventi un errore amministrativo.
Nella gestione NTS è prevista la possibilità di controllare lo sforamento dell’importo della dichiarazione e, in base alla configurazione utilizzata, bloccare il salvataggio del documento dopo l’avviso di superamento.
Questo permette all’operatore di accorgersi immediatamente che il documento sta superando il plafond disponibile e di intervenire prima di completare l’operazione.
Per un ufficio amministrativo che gestisce molte dichiarazioni d’intento, un controllo di questo tipo può fare la differenza tra individuare l’anomalia durante la fatturazione e scoprirla soltanto in fase di controllo successivo.
Un altro caso operativo frequente riguarda un cliente al quale sono associate più dichiarazioni.
Le funzionalità previste dal gestionale NTS consentono, nelle configurazioni che supportano questa gestione, di lavorare anche con una seconda dichiarazione d’intento e di collegare la gestione ai documenti di magazzino o alle registrazioni di prima nota.
Lo splafonamento si verifica quando l’esportatore abituale beneficia della possibilità di acquistare o importare senza pagamento dell’IVA oltre il limite consentito.
Non si tratta quindi soltanto di un problema organizzativo.
Alla data di pubblicazione, per le violazioni commesse dal 1° settembre 2024 il riferimento sanzionatorio resta l’art. 7 del D.Lgs. 471/1997, come modificato dal D.Lgs. 87/2024. Per le fattispecie relative alle dichiarazioni d’intento richiamate dalla norma si applica una sanzione amministrativa pari al 70% dell’imposta. Il Testo unico delle sanzioni tributarie (D.Lgs. 173/2024) troverà applicazione dal 1° gennaio 2027.
Per questo il controllo dello splafonamento non è una semplice comodità del software: può incidere direttamente sulla corretta gestione IVA dell’azienda.
Nota: le conseguenze fiscali devono sempre essere valutate in relazione al caso concreto con il proprio commercialista o consulente fiscale. Il software supporta i processi amministrativi, ma non sostituisce la consulenza professionale.
Il vero vantaggio di un ERP non è avere una schermata in più dedicata alle dichiarazioni.
È evitare che le stesse informazioni vengano gestite separatamente da persone e strumenti diversi.
Se il plafond viene controllato in Excel, i documenti vengono creati nel gestionale e le registrazioni IVA vengono verificate solo successivamente in contabilità, ogni passaggio crea un potenziale disallineamento.
Un sistema ERP collega invece le diverse aree aziendali.
È lo stesso principio su cui si basa Business Experience di NTS Informatica, il gestionale proposto da Gest24 per PMI che hanno bisogno di integrare amministrazione, magazzino, logistica e altri processi aziendali.
L’obiettivo non è soltanto ridurre gli errori, ma anche diminuire il tempo dedicato a:
Un modulo dedicato diventa particolarmente utile quando l’azienda:
Se il problema non riguarda soltanto le dichiarazioni d’intento, ma più in generale la frammentazione dei processi aziendali, può essere utile approfondire anche la nostra guida su come scegliere un software gestionale.
Chi utilizza invece un ERP datato o poco integrato può partire dalla guida dedicata a come cambiare software gestionale senza bloccare l’azienda.
Gest24 è partner e rivenditore NTS Informatica e supporta le aziende nella scelta, configurazione e personalizzazione di Business Experience.
Business Experience è un ERP progettato per integrare in un unico ambiente diversi processi aziendali, tra cui amministrazione, contabilità, vendite, acquisti e magazzino.
Per le aziende che utilizzano le dichiarazioni d’intento, il vantaggio non consiste quindi semplicemente nel “digitalizzare” la dichiarazione, ma nel collegarla ai documenti che consumano effettivamente il plafond.
In questo modo il controllo diventa parte del processo quotidiano dell’azienda anziché una verifica separata effettuata a posteriori.
Se oggi controlli plafond, dichiarazioni d’intento e documenti utilizzando Excel o procedure separate, possiamo mostrarti come gestire il processo all’interno di Business Experience di NTS Informatica.
Durante una demo possiamo partire dal tuo caso concreto e verificare come collegare dichiarazioni d’intento, magazzino e contabilità in un unico flusso operativo.
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Il plafond è il limite entro il quale l’esportatore abituale può effettuare acquisti e importazioni senza pagamento dell’IVA, nel rispetto delle condizioni previste dalla normativa.
Dal punto di vista operativo, è fondamentale conoscere non soltanto il plafond iniziale, ma soprattutto quanto ne sia già stato utilizzato e quale sia il residuo disponibile.
Lo splafonamento si verifica quando si beneficia dell’acquisto o dell’importazione senza pagamento dell’IVA oltre il limite consentito.
Alla data di pubblicazione, per le violazioni commesse dal 1° settembre 2024 il riferimento è l’art. 7 del D.Lgs. 471/1997, come modificato dal D.Lgs. 87/2024. Nelle fattispecie rilevanti si applica una sanzione pari al 70% dell’imposta. Il Testo unico delle sanzioni tributarie (D.Lgs. 173/2024) si applicherà dal 1° gennaio 2027.
L’art. 7, comma 4, del D.Lgs. 471/1997 richiama la sanzione prevista dal comma 3, pari al 70% dell’imposta, per chi, in mancanza dei presupposti richiesti dalla legge, dichiara di volersi avvalere della facoltà di acquistare o importare senza pagamento dell’IVA oppure ne beneficia oltre il limite consentito.
La valutazione della singola violazione e degli eventuali strumenti di regolarizzazione deve comunque essere affidata al consulente fiscale dell’azienda.
Sì. Prima di effettuare l’operazione senza applicazione dell’IVA, il cedente o prestatore deve riscontrare telematicamente l’avvenuta presentazione della dichiarazione d’intento all’Agenzia delle Entrate.
L’art. 7, comma 4-bis, del D.Lgs. 471/1997 richiama la sanzione prevista dal comma 3, pari al 70% dell’imposta, per il cedente o prestatore che effettua l’operazione senza avere prima riscontrato per via telematica l’avvenuta presentazione della dichiarazione d’intento.
L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione un servizio telematico attraverso il quale è possibile controllare l’avvenuta presentazione della dichiarazione utilizzando i dati presenti nella ricevuta.
Il protocollo è costituito da una prima parte di 17 cifre e da un progressivo di 6 cifre.
Sì, può verificarsi il caso in cui nel corso dell’anno allo stesso cliente siano associate più dichiarazioni d’intento.
La gestione deve consentire di identificare correttamente la dichiarazione collegata al documento e il relativo importo disponibile. Le funzionalità NTS prevedono specifiche opzioni anche per la gestione di una seconda dichiarazione.
Dipende dalla complessità dell’azienda.
Con pochissime operazioni può essere possibile mantenere un controllo manuale. Quando però aumentano clienti, dichiarazioni, DDT, fatture e movimenti contabili, il rischio è creare un archivio parallelo che non riflette in tempo reale ciò che sta accadendo nel gestionale.
Per questo, nelle aziende con volumi più elevati, è preferibile integrare il controllo del plafond direttamente nei processi di magazzino e contabilità.
Il vantaggio principale è poter collegare dichiarazione, cliente o fornitore, documenti, utilizzo del plafond e contabilità nello stesso ambiente.
Questo consente di ridurre le riconciliazioni manuali, individuare più rapidamente eventuali anomalie e avere una visione più chiara del plafond disponibile.
Per approfondire le possibilità offerte dal gestionale NTS puoi consultare la pagina dedicata a Business Experience.
